سیستم های اطلاعاتی و روش های توسعه آن

سازمان ها در دوران گذشته به اهمیت و ارزش مدیریت منابع کلیدی سازمان مانند انسانها و مواد پی برده بودند. در همین راستا، در دوره های اخیر، اطلاعات نیز به یکی از دارایی های اساسی سارمانها تبدیل شده است. در حال حاضر تصمیم گیران و مدیران سازمانهای پیشرو به این درک رسیده اند که اطلاعات فقط برای بازرگانی و فروش محصولات لازم نمی باشند، بلکه این اطلاعات می توانند موتور محرکه ی یک تجارت بوده و نقش اساسی در پیروزی و شکست آن ایفا کند.

این اطلاعات در سراسر سازمان و در اطراف ما تولید و پراکنده می شوند ولی به به آسانی قابلیت استفاده و جمع بندی ندارند. برای اینکه این اطلاعات قابلیت استفاده در تصمیم گیری های سازمانها را داشته باشند، باید آنها را مانند سایر منابع سازمان، به صورت صحیح و روشمند مدیریت نمود.

بنابراین برای مدیریت صحیح اطلاعات در سازمانها، چندین مدل از سیستم های اطلاعاتی توسعه داده شده اند که ما در این مقاله به انواع آنها و روش های تحلیل آنها می پردازیم.

انواع سیستم ها

سیستم های اطلاعاتی با اهداف متفاوتی بسته به نیاز کاربران انسانی و تجاری، توسعه داده شده اند. این سیستم ها می توانند در محدوده ای میان سیستم های تراکنشی (TPS) که به سطح عملیاتی سازمان می پردازد تا سیستم های پشتیبانی اجرایی (ESS)  که به تصمیم گیری در سطوح کلان سازمان ها کمک می کنند، متغیر باشند. انواع مختلف این سیستم ها در شکل زیر نمایش داده شده است:

سیستم های اطلاعاتی تراکنشی (TPS)

سیستم های اطلاعاتی تراکنشی یا Transaction Processing Systems، ابتدایی ترین نوع سیستم های اطلاعاتی می باشند که جهت ثبت و پردازش تراکنش های روزمره  و حجیم سازمان ها طراحی و پیاده سازی می گردند. این نوع سیستم ها در سطوح عملیاتی سازمان ها پیاده شده و وظایف، منابع و اهداف آن از قبل تعریف شده می باشند. در این نوع سیستم ها عملیاتی که از قبل به صورت کاغذی و دستی انجام می گرفت، به صورت مکانیزه انجام می شوند. این کار به دلیل کاهش هزینه ها، کاهش زمان و خطای انجام عملیات صورت می گیرد. به عنوان مثالی از این نوع سیستم ها می توان به سیستم های حسابداری، انبارداری و حقوق اشاره کرد. سیستم های مذبور در سازمان های سنتی به صورت جداگانه و مستقل از هم فعالیت می کنند و ارتباط سیستمی و اطلاعاتی مکانیزه با هم ندارند. مدیران در اکثر مواقع زمان زیادی را صرف می کنند تا داده های مختلف را از سیستم های مختلف جمع آوری کرده و آن ها را پردازش نمایند و بتوانند یک تصویر کلی از وضعیت و عملیات سازمان دریافت کنند.

سیستم های اتوماسیون اداری و سیستم های کار دانشی

هدف اصلی سیستم های اتوماسیون اداری یا Office Automation Systems ایجاد تسهیلات مربوط به ارتباطات و کار تیمی در داخل و خارج یک سازمان می باشد. این سیستم ها اطلاعات جدیدی تولید نمی کنند بلکه وظیفه ی سازماندهی و اشتراک گذاری اطلاعات را بین ذینفعان سازمان به عهده دارند. نمونه های متدوال این سیستم ها عبارتند از: پردازشگرهای متون، صفحات گسترده، نرم افزارهای برنامه ریزی، نرم افزارهای ارتباطی مانند ایمیل و چت و … .

در یک مرتبه بالاتر، سیستم های کار دانشی یا Knowledge Work Systems قرار دارند که عملیات حرفه ای مانند کار محققان، مهندسان، پزشکان و … را با کمک به آنها در خلق دانش جدید بر عهده دارند. به عنوان نمونه ای از این سیستم ها می توان به سیستم های طراحی نقشه های مهندسی مانند Solid Works، Auto Cad، Catia و غیره اشاره کرد.

سیستم های اطلاعات مدیریتی (MIS)

سیستم های اطلاعات مدیریتی یا Management Information Systems در میان کارشناسان سیستمی بیشتر با عبارت اختصاری MIS شناخته می شود. این نوع سیستم ها از اطلاعات ایجاد شده در سیستم های تراکنشی استفاده کرده و پس از پردازش آنها، گزارش های آماری و اختصاری در اختیار مدیران و تصمیم گیران سازمان ها قرار می دهند. برای اینکه این سیستم ها کارایی قابل قبولی داشته باشند، باید بتوانند به سیستم های تراکنشی مختلفی در یک سازمان دسترسی داشته باشند. برای مثال در یک سیستم اطلاعات مدیریت پروژه، برای محاسبه ی ارزش کسب شده پروژه، باید اطلاعات دقیقی از سیستم مالی، سیستم گزارش پیشرفت فعالیت ها، سیستم تدارکات و … با همدیگر تجمیع شده و یک مقدار قابل اعتنا محاسبه شود.

این موضوع یکی از نقاط مبهم در سازمانها و شرکتهای ایرانی می باشند. چرا که در بسیاری از مواقع کارشناسان یک سازمان اقدام به طراحی و برنامه نویسی سیستم های هوش تجاری یا داشبوردهای مدیریتی می نمایند. این در حالی است که پایه ها و مقدمات استقرار یک سیستم اطلاعات مدیریتی، همان سیستم های اطلاعات تراکنشی می باشد که در بسیاری از سازمانها یا این سیستم ها وجود ندارند و یا اینکه به صورت ناقص و جزیره ای پیاده شده اند و امکان یکپارچه سازی و تحلیل آنها وجود ندارد.

سیستم های پشتیبان تصمیم گیری (DSS)

یک سطح بالاتر از سیستم های اطلاعات کامپیوتری به سیستم های پشتیبان تصمیم گیری یا Decision Support Systems معروف است. DSS از یک جهت با سیستم های اطلاعات مدیریتی مشابه هستند، چرا که این سیستم ها نیز به دیتابیسی از اطلاعات تراکنشی متصل هستند. این سیستم ها البته از یک جهت با سیستم های اطلاعات مدیریتی متفاوت هستند، چراکه آنها بر روی پشتیبانی از تصمیم گیری در تمامی فازهای آن تاکید دارند.

سیستم های پشتیبان تصمیم گیری به دو نوع تقسیم می شوند:

در نوع اول که به سیستم های مدل محور یا Model Based مشهور هستند، اطلاعات مربوط به یک دوره از مسئله ی تصمیم گیری (مانند اطلاعات سه ماهه ی فروش) انتخاب می شود و سعی می شود که با آزمایش کردن چندین سناریو بر روی این اطلاعات، بهترین سناریو را انتخاب نمود.

نوع دوم این سیستم ها نیز به سیستم های دیتا محور یا Data Based مشهور هستند. در این سیستم ها سعی می شود که با تحلیل اطلاعات مربوط به یک دوره از مسئله ی تصمیم گیری به یک الگو یا رفتار یا خوشه بندی مشخص از اطلاعات دست پیدا کرد.

سیستم های خبره و هوش مصنوعی (Expert Systems)

سیستم های خبره مدل خاصی از سیستم های اطلاعاتی هستند  که با تکیه بر وجود گستره ی وسیعی از نرم افزارها و سخت افزارهای کامپیوتری طراحی و ایجاد می شوند. این سیستم ها به گونه ای طراحی می شوند که مانند یک انسان بتواند به صورت خبره و هوشمند اقدام به تصمیم گیری نماید. این سیستم ها (که در بیشتر مواقع به عنوان سیستم های دانش محور نیز شناخته می شوند) از اطلاعات و خبرگی انسانها در حل مسائل بزرگ سازمانها استفاده می کنند. باید توجه داشت که بر خلاف سیستم های DSS که قضاوت نهایی را به کاربر واگذار می کنند، در این سیستم ها، خود سیستم بهترین راهکار و گزینه را انتخاب می کند.

سیستم های پشتیبان مدیران (ESS)

وقتی که مدیران به کامپیوترها روی می آورند، انتظار دارند که این سیستم ها در تصمیم گیری های کلان و استراتژیک به آنها کمک نمایند. سیستم های پشتیبان مدیران ارشد یا Executive Support Systems  با هدف کمک به مدیران ارشد در تعامل ایشان با محیط داخلی و خارجی سیستم خودشان طراحی می شوند. این سیستم ها با ایجاد گزارشات گرافیکی و بصری، مدیران را در درک بهتر شرایط واقعی کسب و کار خود کمک می کنند.

طراحی و تحلیل سیستم ها

طراحی و تحلیل سیستم ها توسط متخصصانی با عنوان تحلیل گران سیستم انجام می شود. ایشان باید با مطالعه ی سیستم پیش روی خود، طراحی های لازم در تحلیل ها، جریان های اطلاعاتی، پردازش ها، ذخیره اطلاعات و خروجی اطلاعات از سیستم را انجام دهند. در کل تحلیلگران سیستمی باید طراحی و بهبودهای لازم در کارکردها و کارکنان یک تجارت را ایجاد کنند به نحوی که سیستم های اطلاعاتی با بشترین کارایی در این سازمانها کاربرد داشته باشند.

چرخه عمر توسعه ی سیستم

تحلیلگران سیستم از یک رویکرد سیستمی برای طراحی و تحلیل سیستم های اطلاعاتی استفاده می کنند. بسیاری از اجزای این رویکرد، در یک مفهومی به نام چرخه ی عمر توسعه ی سیستم (System Development Life Cycle) یا SDLC نهفته است. SDLC یک رویکرد با چندین فاز است که می خواهد یک سیستم با استفاده از چندین مرحله ی طراحی و تحلیل، به بهترین شکل خودش توسعه یابد. فازهای مختلف SDLC در شکل زیر نشان داده شده است:

1. شناسایی مسئله، فرصت ها و اهداف: اولین مرحله در SDLC، شناسایی مشکلات، فرصت ها و اهداف یک تجارت است. این مرحله از اهمیت زیادی برخوردار است چرا که موفقیت سایر مراحل توسعه ی سیستم به این کار وابسته می باشد و هیچ کس نمی خواهد با تعریف نامناسب یک پروژه، وقت و هزینه ی خود را به هدر بدهد.
2. تعیین نیازمندی های کاربران انسانی: مرحله ی دوم تحلیل سیستم، تعیین احتیاجات کاربران استفاده کننده از سیستم های اطلاعاتی با استفاده از ابزارهایی مانند مصاحبه، نمونه گیری و استفاده از پرسشنامه ها می باشد. تحلیلگر سیستم در این مرحله نیاز دارد تا از جرئیات عملکردی سیستم از قبیل، چه کسی (کدام کاربران در سیستم کار می کنند)، چه چیزی (فعالیت های سازمان)، کجا (فضایی که کار در آنجا انجام می گیرد)، کی (زمانبندی ها)، چطور (روش های فعلی چگونه کار می کنند)، آشنایی پیدا کند. تحلیلگر در مرحله ی بعد باید این سوال را مطرح کند که چرا سازمان در حال حاضر از سیستم موجود خود استفاده می کند. این اطلاعات می توانند در طراحی سیستم جدید مورد استفاده قرار بگیرند.
3. تحلیل احتیاجات سیستمی: فاز بعدی که باید تحلیل گران سیستمی سراغ آن بروند، تحلیل احتیاجات سیستمی می باشد. در این فاز هم ابزارهای خاصی می تواند به تحلیل گر کمک نماید. ابزارهایی مانند دیاگرام جریان داده (DFD)، ورودی ها، پردازش ها و خروجی های یک فرآیند تجاری را به تصویر می کشد. در کنار این ابزار، دیاگرام های فعالیت (Activity Diagrams) و دیاگرام توالی (Sequence Diagrams)، سیستم را در یک نمای ساخت یافته و گرافیکی نشان می دهند.
4. طراحی سیستم مورد نیاز: در این فاز، تحلیلگر از اطلاعات جمع آوری شده در فازهای قبلی برای طراحی منطقی یک سیستم اطلاعاتی استفاده می کند. تحلیل گر باید رویه هایی را برای کاربران طراحی کند که ایشان اطلاعات خود را به صورت صحیحی در سیستم اطلاعاتی وارد نمایند. از سوی دیگر رابط های گرافیکی و فرم های کامپیوتری مناسبی باید برای تعامل با کاربران سیستم طراحی بشوند. اطلاعات وارد شده از سمت کاربران در دیتابیسهایی باید نگهداری شوند لذا این دیتابیس ها و نحوه ی ذخیره اطلاعات در آنها نیز باید در این مرحله طراحی شوند.
5. توسعه و مستند سازی نرم افزار: در مرحله ی پنجم SDLC، تحلیلگر سیستم باید با استفاده از زبانهای برنامه نویسی اقدام به برنامه نویسی نرم افزارهای مورد نیاز برای سیستم اطلاعاتی کند. در این فاز مستندات و Help های مناسب نرم افزاری باید برای استفاده ی کاربران نهایی سیستم آماده سازی شوند.
6. تست و نگهداری سیستم: قبل از اینکه نرم افزار نوشته شده در فاز قبلی در سازمان مورد استفاده قرار بگیرد، این نرم افزار باید تست شده و خطاهای آن گرفته شود. مطمئنا هزینه ی تست و از بین بردن خطاها در مرحله ی تست به مراتب از هزینه های ایجاده شده در مرحله ی استفاده ی عملیاتی سیستم کمتر خواهد بود.
7. استفاده و ارزیابی سیستم: در این فاز تحلیلگر باید با آموزش به کاربران سازمان کمک نماید تا ایشان بتوانند از سیستم استفاده نمایند. همچنین در این فاز تحلیلگر باید شرایط انتقال آرام و منطقی از سیستم های قدیمی به سیستم جدید را فراهم نماید.

روش چابک

در کنار رویکردهایی مانند SDLC برای طراحی و تحلیل سیستم، روشهای دیگری نیز برای اینکار وجود دارد. رویکرد چابک (Agile Approach) یکی از این روش های توسعه ی نرم افزار می باشد که بر پایه ی ارزش ها، اصول و فرآیندهای اصلی استوار است. این رویکرد از 5 مرحله تشکیل شده است: شناسایی، برنامه ریزی، تکرار برای اولین تحویل، ارائه ی ساخت و نگهداری (این مراحل در شکل زیر آمده است). فعالیت های این پنج مرحله می توانند در دو دسته ی فعالیت تعاملی (Interactive) و افزایشی (Incremental) قرار بگیرند. سه خط قرمزی که حلقه های (Loop) اطراف مرحله ی “تکرار” رسم شده است که نشان دهنده ی تغییرات افزایشی از طریق تکرار تست ها و بازخورد ها برای رسیدن به یک سیستم پایدار و قابل اعتماد می باشد. خطوط حلقوی که کنار مرحله ی “ارائه ی ساخت” رسم شده است، نشان می دهد که تکرارها برای بهبود نرم افزار تولید شده در این مرحله بیشتر می شود.

1. شناسایی: در طول مرحله ی شناسایی یا Exploration، تحلیلگر باید محیط خود را شناسایی کرده و نظرات خود را در مورد اینکه آیا مسئله ی پیش روی او قابلیت تحلیل از طریق رویکرد چابک را دارد یا نه را ارائه نماید. تحلیلگر باید در این مرحله تکنولوژی های مختلف برای ساخت سیستم جدید را شناسایی نماید. این فاز ممکن است از چندین هفته تا چندین ماه به طول بکشد.
2. برنامه ریزی: این مرحله بر خلاف مرحله ی قبلی می تواند در چند روز به انجام برسد. تحلیلگر و مشتری سیستم باید در مورد تاریخ های تحویل نیازمندی های اصلی به توافق برسند.
3. تکرار برای رسیدن به نسخه ی اولیه: این مرحله شامل چرخه های تست، بازخورد و تغییر برای رسیدن به معماری کلی سیستم می باشد. هر دوره ی بازخورد می تواند سه هفته طول بکشد. در پایان هر چرخه، می توان تست هایی که مد نظر مشتری است را بر روی سیستم اعمال نمود.
4. ارائه ی ساخت: در این مرحله، حلقه های بازخورد، سرعت بیشتری گرفته و از سه هفته ی مرحله ی قبل، به یک هفته کاهش می یابند. محصول نهایی در این فاز باید تحویل داده شود ولی می توان افزونه هایی به آن اضافه کرد.
5. نگهداری: زمانی که سیستم تحویل شد، باید آن را آرام آرام به کار انداخت. ممکن است در این مرحله برخی از بخش های نرم افزار خاموش شده و بخش های دیگری نیز به آن اضافه گردد.

طراحی و تحلیل سیستم شی گرا

طراحی و تحلیل سیستم به روش شی گرایی (Object Oriented System Analysis and Design)، با هدف پاسخ سریع به تغییرات و در شرایط واقعی سازمانها ایجاد شده است. این تکنیک در شرایطی به خوبی کار می کند که سیستم های اطلاعاتی پیچیده به صورت مستمر دچار تغییر در طراحی و ایجاد سازگاری با محیط می شوند. این تکنیک از استاندارد صنعتی UML یا Unified  Modeling Language برای مدلسازی شی گرا استفاده می نماید. مراحل خلاصه ی این روش در شکل زیر آمده است:

1. تعریف مدل درخواست سیستم (Use Case): در این مرحله عامل ها و رویدادهای اصلی که این عوامل شروع کننده ی آن در سیستم هستند، شناسایی می شوند. این عوامل در یک نمودار به اسم نمودار درخواست سیستم یا نمودار Use Case نمایش داده می شود. نمودار Use Case شامل اشکالی می باشند که نشان دهنده ی عامل ها بوده و یکسری از فلش ها رابطه ی بین این عوامل را مشخص می نماید. نمودار رسم شده باید به صورت نوشتاری نیز تبدیل شود که عناصر نمودار را توصیف می نماید.
2. در حین تحلیل سیستم رسم نمودارهای UML را شروع کنید: در فاز دوم این متودولوژی، تحلیل گر باید نمودارهای فعالیت (Activity Diagrams) را رسم نماید این نمودارها فعالیتهای اصلی در یک نمودار use case را نمایش می دهد. علاوه بر این نمودار، تحلیلگر باید برای هر use case، یک یا چند نمودار توالی (Sequence Diagram) رسم نماید (این نمودار توالی فعالیت ها و زمانبندی ان ها را نشان می دهد).
3. در ادامه ی تحلیل سیستم نمودار های کلاس (Class Diagrams) را توسعه بدهید: اسامی موجود در نمودار use case اشیایی هستند که به صورت بالقوه می توانند در یک گروه قرار بگیرند. به عنوان مثال هر خودرو شامل مشخصاتی می باشد که با سایر خودرو ها مشترک می باشند. این خودرو ها می توانند در یک گروه جای بگیرند.
4. باز هم در طول تحلیل سیستم، نمودارهای حالت سیستم (State chart Diagrams) را رسم کنید. نمودارهای کلاس برای رسم نمودارهای حالت استفاده می شوند. این نمودار ها در مواقعی که فرآیندهای پیچیده قابلیت توصیف با نمودارهای توالی را نداشته باشند، مورد استفاده قرار می گیرند. از سوی دیگر همین مدلها می توانند در اصلاح و بازتعریف مدلهای کلاس مورد استفاده قرار بگیرند.
5. طراحی سیستم را با اصلاح نمودارهای UML شروع کرده و مشخصات آن را کامل کنید: طراحی سیستم به مفهوم اصلاح سیستم فعلی و نمودارهای رسم شده در فازهای قبلی می باشد. این نمودارها برای تشکیل کلاسها، مشخصات و روشهای آنها استفاده خواهند شد. تحلیلگر در این مرحله باید توضیحات کاملی برای هر کلاس شامل مشخصات، کارکردها و توصیفات آن را تهیه نماید.

سیستم را توسعه داده و مستندات آن را تهیه نمایید: UML یک زبان مدلسازی است. هر تحلیلگری باید مدلهای خود را به یک سیستم تبدیل نماید در غیر این صورت ساخت چندین مدل هیچ فایده ای نخواهد داشت. لذا در این مرحله سیستم نهایی باید با استفاده از مدلسازی ها و تحلیلهای انجام شده در فازهای قبلی، توسعه داده شده و مستندات آن تولید شوند.

تیمهای مشاورین شرکت دانش نصر پویا با سال ها سابقه درخشان در طراحی,مشاوره,آموزش و استقرار سیستم های اطلاعاتی و مکانیزه و همچنین مشاوره مدیریت حوزه های صنعتی با مشاهده نقاط ضعف سیستمی کارفرمایان صنعتی و سازمانی به دنبال تقویت سیستم های زیربنایی می باشد و تا دستیابی به نتایج ایده ال همراه آنان خواهد بود.جهت برقراری تماس با کارشناسان ما اینجا کلیک نمایید