امروزه مبادلات بازرگاني از پيچيدگي و گستردگي خاصي برخوردار گرديده و علاوه بر خريدار و فروشنده، عوامل و سازمان هاي متعددي با وظايف متفاوت در اين موضوع داراي نقش اساسي شده اند تا داد و ستد كالا با اعتماد، تضمين، سهولت و سرعت بيشتري انجام گيرد. بازرسي عبارت است از كنترل، بررسي، نظارت، اندازه گيري و آزمون هاي لازم به منظور مطابقت كمي و كيفي كالا با شرايط قرارداد و مشخصات توافق شده بين خريدار و فروشنده.
خدمات بازرسي در ايران تقريبا پس از انقلاب اسلامي پي ريزي و آغاز شد و بتدريج بازرسي كميت و كيفيت به منزله تأييد صحت و سلامت و مطابقت كالا با قرارداد فروش شكل گرفت . پيرو اقدامات موسسه استاندارد و تحقيقات صنعتي ايران و بانك مركزي در ساليان اخير و بر اساس قانون مصوب بهمن ماه سال 1371 مجلس شوراي اسلامي، انجام بازرسي قبل از حمل اجباري شد و موسسات مجاز بازرسي تحت ضوابطي انتخاب و معرفي گرديدند. اين امر موجب شد كه علاوه بر جلوگيري از اتلاف سرمايه هاي ملي، اهميت بازرسي به جامعه بازرگاني و صنعتي شناسانده شود.هنگاميكه كالايي توسط خريدار از فروشنده حقيقي يا حقوقي خريداري مي شود، جهت مطابقت كالاي توليد شده و يا در حال توليد با شرايط خريد، شركت بازرسي از طرف خريدار انتخاب و به عنوان يك شركت بي طرف بازديدهاي لازم را در طي مراحل توليد و يا از محموله مورد نظر به عمل مي آورد.
نحوه خدمات بازرسي در اسناد خريد و يا اعتبارات اسنادي و يا بر اساس توافق هاي انجام شده بين خريدار و فروشنده در قرارداد بازرسي مشخص مي شود. چگونگي اجراي عمليات بازرسي با تدوين رويه هاي هماهنگي، طرح كلي تست و بازرسي، دستورالعمل هاي مربوطه و پيش بيني حدود و دامنه بازرسي مشخص مي گردد.شركت بازرسي كننده بعد از انجام بازرسي، چگونگي عمليات انجام شده و نتايج آن را به خريدار گزارش ميدهد و بايستي هرگونه مغايرتي را كه در تطابق كالاي بازرسي شده و شرايط خريد و مشخصات كالا مشاهده مي نمايد به خريدار اطلاع دهد.
بازرسي قبل از حمل Pre Shipment Inspection- PSI در ايران توسط بانك مركزي برقرار شد تا از خروج نادرست ارز تخصيص يافته از بودجه دولت جلوگيري به عمل آورد.در حدود نيمه اول دهه 1960 ، دولت هاي برخي از كشورهاي درحال توسعه نيز از خدمات شركتهاي بازرسي قبل از حمل جهت بازرسي و ارزيابي قيمت كالاهاي وارده به كشورشان قبل از حمل كالا و در كشور صادر كننده استفاده نموده اند.بازرسي قبل از حمل عبارت است از كليه فعاليت هاي مربوط به تصديق كيفيت، كميت و قيمت شامل نرخ ارز، شرايط مالي و يا ارزش گمركي و طبقه بندي كالايي كه بايستي به قلمرو گمرك كشور خريدار وارد گردد. اگر شركت بازرسي كننده با اجراي فعاليت هاي مربوطه به اين نتيجه برسد كه كالاي خريداري شده با شرايط قرارداد و مشخصات فني آن مطابقت دارد، در آن صورت گواهي كالا را صادر مي نمايد.
كنترل كليه فعاليتهاي كيفي بر روي كالا اعم از بررسي مدارك و گواهينامه ها، بازديدها، آزمونها و تستهاي مخرب و غير مخرب بر روي مواد اوليه و تجهيزات به منظور تأييد انطباق محصول با مشخصات فني و استاندارد هاي مربوطه، بازرسي فني ناميده مي شود. تعريف ديگري از بازرسي در استاندارد ايزو 9000 بدين صورت عنوان شده است : بازرسي، ارزيابي انطباق از طريق مشاهده و قضاوت و در صورت مقتضي همراه با اندازه گيري، تست يا مقايسه با شاخص مي باشد.در اينجا لازم است واژه انطباق نيز تعريف شود مطابق استاندارد ایزو 9000 انطباق برآورده سازي يك الزام است.
اصولا فرآيند بازرسي كامل شامل مراحل زير است:
بررسي و صحه گذاري بر طرح کیفی و رويه هاي تست و بازرسي ارائه شده از سوي توليدكننده مطابق با نيازمندي هاي قرارداد خريد، مشخصات فني و استانداردهاي مربوطه
برگزاري جلسه پيش بازرسي و هماهنگي هاي لازم درخصوص رويه كار
بررسي و تأييد پيمانكاران فرعي و توليدكنندگان مواد اوليه
بازرسي مواد اوليه و اجزاء كالا
بازرسي حين ساخت
بازرسي و صحه گذاري كنترل هاي انجام پذيرفته بر محصول نهايي و سوابق فني
بازرسي قبل از حمل
بررسي و تأييد كتابچه مدارك كنترل كيفي
در برخي موارد كالاهاي سفارش داده شده بصورت ساخته شده آماده بازرسي مي باشند. در اين صورت ممكن است بازرسي حين ساخت قبلاً توسط سازمان ديگري انجام گرفته و يا فقط بازرسي نهايي كالا و بازرسي پيش از حمل مورد توافق خريدار و فروشنده باشد. از آنجايي كه كالاهاي مذكور در حين ساخت مورد بازرسي قرار نگرفته اند، لذا بازرسي از كالا در يك مرحله، بسيار حساس و دشوار خواهد بود. در بازرسي كالا مسلماً مهمترين وظيفه بازرس كنترل مدارك فني ساخت و كنترل كيفيت كالا (انطباق محصول) خواهد بود چرا كه بسياري از مراحل ساخت و آزمون هاي مرتبط كالا قبلاً انجام گرفته و بازرس در آن زمان حضور نداشته است.
قبل از انجام بازرسي محصول و بررسي مدارك، بازرس بايستي كاملا از نحوه بازرسي و شرايط تحويل كالا مطلع باشد يعني به الزامات قراردادي و درخواست خريدار كاملا اشراف داشته باشد. این الزامات را مي توان در قراردادهاي فيمابين سازنده (تأمين كننده) و خريدار يافت. معمولا، اين الزامات جزء ضمايم قرارداد بصورت سفارش خريد يا درخواست كالا ، طرح تست و بازرسي ، كتابچه مشخصات فني و غيره مي باشند.
نكته مهمي كه بايد به آن توجه نمود آن است كه الزامات خريدار نسبت به الزامات استاندارد ارجحيت و اولويت بالاتري دارد، البته معمولاً الزامات خريدار شامل يك سري الزامات استانداردي هم مي شود. يعني خريدار علاوه بر اينكه درخواست ها و نيازهاي خود را اعلام مي نمايد در نهايت سازنده (تأمين كننده) را به پيروي از استاندارد مربوط به ساخت محصول مورد سفارش الزام مي نمايد . در حقيقت، وظيفه بازرس اين است كه محصول را مطابق مدارك مذكور بازرسي نموده و اطمينان حاصل نمايد كه محصول مورد سفارش كليه الزامات خريدار را برآورده مي سازد.