تعریف بهره وری چیست؟ عوامل اثرگذار در بهره وری کدامند؟

یکی از مواردی که همه سازمان ها و حتی انسان ها به آن توجه دارند، موضوع بهره وری است، اینکه سازمانشان و یا اصلاً خودشان بهره وری بالایی داشته باشند.

اگر در تعریفی ساده بخواهیم بهره وری را در سازمانی توضیح دهیم، یعنی میزان خروجی و سود سازمان نسبت به هزینه ها.

یعنی اگر سازمانی بتواند با ثابت نگهداشتن کیفیت، از میزان هزینه های سازمانی خود کم کند، می تواند بگوید بهره وری ایجاد کرده است. اما تعریف کامل بهره وری و عوامل کلیدی آن دربردارنده دو مقوله اثربخشی و کارایی است.

اینجا تعریفی از کارایی و اثربخشی را خواهیم داشت:

تعریف اثربخشی (effectiveness)

میزانی كه فعالیت های برنامه ریزی شده تحقق یافته و نتایج برنامه ریزی شده بدست آمده است.

منظور از عبارت بالا این است که هرگاه شاخص هایی مرتبط با برنامه ریزی و با محوریت زمان داشته باشیم، از اثربخشی صحبت کرده ایم.

شاخص هایی مانند: مدت زمان تولید، تحویل به موقع ، برنامه ریزی، مدت زمان رسیدگی به شکایات مشتری و ….

تعریف کارایی (efficiency)

رابطه میان نتایج بدست آمده با منابع استفاده شده.

منظور از عبارت بالا این است که هرگاه شاخص هایی مرتبط با کار و منابع تعریف کردیم، یا هرگاه صحبت از پول به میان آمد، از کارایی صحبت کرده ایم.

بعنوان مثال: اتمام پروژه با بودجه مصوب، استفاده از حداقل نیروی انسانی، هزینه های تعمیرات و نگهداری و ….

حال سازمانی را می توانیم بهره وری بنامیم که بتواند هر دو پارامتر اثربخشی و کارایی را داشته باشد.

اما سوال اینجاست که کدام یک بهتر هستند، آیا باید بدنبال کارایی بود یا اثربخشی؟

سازمان های پیشرو همواره توجه ویژه ای به هر دو شاخص اثربخشی و کارایی دارند و سعی می کنند در سازمان هر دو شاخص اندازه گیری شود.

زمانی می توانیم بگوییم بهره وری سازمانی در حد مطلوبی است که هر دو شاخص اثربخشی و کارایی در حد مطلوب باشد.
همانطور که در تعاریف عامیانه گفتیم زمانی کاری صحیح است که هم درست تعریف شود و هم درست انجام شود. شاید شما هم شنیده باشید که فردی که بصورت حرفه ای دزدی می کند کارایی بالایی دارد چرا که کارش را بدرستی انجام می دهد اما چون کار را بدرستی تعریف نکرده است اثربخشی مناسبی ندارد.

یکی از ابزارها و استانداردهایی که می تواند در بهره وری سازمانی بسیار مفید و موثر باشد، اجرای الزامات سیستم های مدیریت کیفیت می باشد که می تواند در صورت اجرای صحیح به بهره وری سازمان و بهبود روند کارهای سازمان اثر بگذارد .

از دیدگاهی دیگر بهره وری استفاده کارآمد و موثر از منابع در تولید محصولات و خدماتی که نیازها و خواسته های استفاده کنندگان را تامین می کند. این مفهوم گسترده بهره وری،ارتباط نزدیک بهره وری با کیفیت را مشخص می سازد. فرهنگ بهره وری نیز به عنوان فلسفه محوری سازمانها به رفتار،ارزش ها و الگوهای کار در سازمان شکل می دهد و هدف سازمان را برای ایجاد ارزش بیشتر از منابع در دسترس، تامین نیازهای مشتریان، توسعه روابط کار، هماهنگی بین مدیریت و نیری کار و سهیم شدن عادلانه در دستاوردهای توسعه بهره وری بین مشتریان، کارگران، مدیران و سرمایه گذاران تامین می کند.

 هدف نهایی فرهنگ بهره وری بهبود کیفیت زندگی کاری و کیفیت خود زندگی است(ولی شرکتها سازمان های رفاهی نیستند)و این هدف را باید در محیط بازار رقابت شدید به دست آورند و برتری سازمانی کلیدی برای رسیدن به آن اهداف است، بنابراین فرهنگ بهره وری باید سیستمی نهادینه را در خود جذب کند که به صورت خودکار و پویا نسبت به تغییرات محیط و بازار عکسالعمل نشان دهد.
کیفیت :میزان انطباق محصولات یا خدمات را با معیارها، مشخصات و یا انتظارات برخواسته از ماهیت، خصوصیات، کارکردها، عملکرد و هزینه ها را مشخص می کند، مدیریت کیفیت محصولات را با عیوب کمتر و هزینه پایین تر تولید می کند و این مفهوم بهبود بهره وری استخصوصا در شرایط فعلی که بهبود در کیفیت و نیروی کار دیگر منحصر به عملیات ساخت نیست. همچنین بهبود بهره وری شامل استفاده از منابع و فرآیندهای با کیفیت بالا به منظور تولید ستانده هایی است که کیفیت بهتر دارند،از این رو بهبود کیفیت به معنی بهبود بهره وری و بهبود بهره وری به مفهوم بهبود کیفیت است.

 توضیح علت آنکه این دو سیستم سال های نسبا زیادی هم هدف ولی جدا از هم و تحت عناوینی غیر یکسان به فعالیت می پرداخته اند آن است که (با وجود مفهوم گسترده و فراگیر مستتر در آن) در ابتدای راه به دلیل نو پا بودن و استفاده صرف از ابزار ساده و ابتدایی و یک سونگر بازرسی (INSPECTION) و کنترل کیفیت آماری محصولات(SQC)  تنها توانسته بود محدود بود محدوده کوچک (کنترل کیفیت عملکرد تولیدات کارخانه ای) را تحت پوشش خود قرار دهد و اصولا توجهی به دیگر بخش های سازمان نداشت.
پس از چندی، مسؤلان علاقمند و کارشناسان شاغل در بخش های غیر از خط تولید کارخانه ها و یا سازمان های ستادی که خارج از حیطه توجه کیفیت (با مفهوم ابتدایی آن) قرار گرفته بودند برای سروسامان دادن به اوضاع و عملا بهبود کیفیت کارهای خویش دست به کار تهیه، تدوین و اجرای روشهایی شدند که نام بهره وری به خود گرفت و در ابتدا متقابلا مسؤلیت آن را تنها تحت پوشش درآوردن و بهبود بخشهایی از امور تلقی کردند که خارج از حوزه کنترل کیفیت عملکرد محصولات کارخانه ای قرار گرفته بودند.
البته در گذر زمان و بلوغ تدریجی شیوه های مورد استفاده در سیستم کیفیت و نیز سیستم بهره وری، حیطه های تحت پوشش و بهره مند از منافع این دو سیستم، آرام آرام وارد مرحله هم پوشانی شده و نهایتا به دلیل آنکه هر دو سیستم اهداف مشابهی را دنبال می کرده اند براساس منطق هم پایانی علمی،این هم پوشانی به کلیه سطوح سازمان گسترش یافته و عملا امروزه دیگر فرآیندی را در سازمان ها نمی توان یافت که نتواند به طور هم زمان تحت پوشش بهره وری و کیفیت قرار گیرد.

در چنین شرایطی فلسفه استقلال تشکیلات عهده دار بهره وری و تشکیلات عهده دار کیفیت، مقبولیت و موضوعیت خود را از دست داده و ادامه وضع را به صوری عاملی ضد بهره وری و ضد کیفیت جلوه گر می سازد.در چنین شرایطی آخرین ماموریت مستقل تشکیلات بهره وری و نیز کیفیت را می توان ادغام و اتحاد با یکدیگر دانست تا ضمن ارتقاء بهره وری و کیفیت سازمان(از طریق حذف تشکیلات موازی) در صورت مدیریت صحیح فرآیند وحدت باعث ایجاد سینرژی مثبت و از آن طریق افزایش مجدد بهره وری و کیفیت سازمان می شود.

تعریف جدید بهره وری و کیفیت

بهره وری و کیفیت در واقع دو روی یک سکه اند و مفهوم آنها محدود به تولید کالای کارخانه ای نیست بلکه در مفهومی وسیع تر کلیه فعالیت های واحدهای صنعتی را از جمله: فروش، بازاریابی، اداری، مالی، مهندسی و حتی وسیع تر از آن همه کارها و فعالیت ها در کل و یا جزء نظام ها را دربر میگیرد.

 در تعریف جدید توجه به کیفیت اهمیت دارد زیرا کیفیت بخش اساسی از بهره وری و در واقع عامل عمده آن است به خصوص اگر علاوه بر کیفیت محصولات،به کیفیت کل کسب و کار و سیستم ها و عناصر تولید، راهبرد، سازماندهی، اافراد، تکنولوژی، فرآیندها و … نیز اندیشیده شود.

چگونگی بهبود بهره وری و کیفیت

بهبود در بهره وری و کیفیت به تصادف و یا به از روی شانس حاصل نمی شود بلکه تماما نتیجه فرآیندی آگاهانه است یعنی در مدیریت بهره وری و کیفیت همواره باید گلوگاه ها و حوزه های امکان بهبود شناسایی شوند لذا ضروری است سیستم های سازمانی و فضای عملیاتی لازم برای پیشبرد و تداوم پژوهش برای بهبود فراهم آید. در این رابطه لازم به ذکر است که ساماندهی و مدیریت فضای عملیاتی(رفتاری) منطقا مهم ترین عامل در رسیدن به بهره وری است چرا که بسیاری از ابتکارهای خوب در مواجه با فضای عملیاتی نامناسب بیش از هر عامل دیگر بی ثمر شده اند.

 هم چنین باید نگرشها و شایستگی های لازم برای هر یک از اعضای سازمان متناسب با شأن و توان آنان از طریق آموزش صحیح و مدیریت منابع انسانی ایجاد شود، مکانیزم هایی برای بکارگیری تمام سطوح بهره وری و کیفیت اجرا شود، نظارت و ارزیابی مداوم بر دستاوردهای بهره وری و کیفیت صورت پذیرد تا شناسایی حوزه هایی ممکن شود که امکان بهبود بیشتر در آنها وجود دارد و به طور خلاصه برای استمرار بهبود باید یک سیستم مدیریت بهره وری و کیفیت وجود داشته باشد.

فرآیند چرخه مدیریت بهبود بهره وری

 چرخه مدیریت بهبود بهره وری فرآیندی است که طی آن بین مجموعه عوامل تولید بهترین ترکیب حاصل و متناسب با شرایط درون و برون سازمانی در بهره وری تغییراتی حاصل می گردد. چرخه مدیریت بهبود بهره وری را می توان به مراحل زیر خلاصه کرد:

1-    مرحله اندازه گیری بهره وری:

برای شناخت وضعیت موجود بایستی ابتدا نوع شاخص های مناسب اندازه گیری در هر زمینه و در هر سطح سازمانی، بخشی و ملی مشخص و تعریف شوند و برای کمیت هریک از شاخص ها و جنبه های کیفی آنها درحد لازم هدف های مربوط تعریف و مورد توافق قرار گیرند.

2-   مرحله ارزیابی و تحلیل بهره وری:

 دراین مرحله با تحلیل و ارزیابی شاخص های اندازه گیری بهره وری و تعیین نقاط قوت و ضعف آن شرایط برای بهبود وضعیت موجود براساس چرخه بهره وری فراهم می شود. در تحلیل و ارزیابی فرهنگ بهره وری بسیاری از ریشه های عقب ماندگی بهره وری سازمان ها مشخص و می توان از دل تحلیل ها به راهکارهای عملی نیز دست یافت.

3- برنامه ریزی بهبود بهره وری:

 الف) سازوکار طراحی مطلوب:در این مرحله برای بهبود بهره وری لازم است به صورت دایمی وضعیت های مطلوبی طراحی کرد. بهبود بهره وری بدون نگریستن به وضعیت های آرمانی امکان پذیر نیست،ضروری است که پیوسته به شکل فرآیندی روی وضعیت مطلوب کار کرد.

ب) مرحله فرهنگ سازی: چرخه بهبود بهره وری در سازمان یک حرکت جمعی و سازمانی است که همه افراد سازمان در رده های مختلف بایستی درگیر آن شوند، بنابراین فرهنگ سازمانی و تبدیل آن به صورت یک فرهنگ سازمانی کمک زیادی به استقرار و نهادی شدن آن می کند. با آموزش و اطلاع رسانی می توان امکان پذیرش بهبود مستمر توسط کارکنان سازمان را فراهم ساخت. ایجاد فرهنگ کار محوری لازمه بهبود است. در فرهنگ کار محوری تاکید اصلی بر روی موفقیت ها و دستاوردهای موجود در کار است این امر دلیل وجود و بقای سازمان است و هیچ چیز نمی تواند در این هدف بزرگ مداخله کند.

ج) مرحله عاطفی کردن بهبود بهره وری: برای بهره وری در سازمان ابتدا باید آن را شناخت. کارکنان سازمان بایستی علاقه مند به بهبود بهره وری باشند و آن را دوست داشته  باشند، به عبارت دیگر بهره وری بایستی با عواطف و احساسات کارکنان عجین گردد و به نتایج آن ایمان آوردند. استقرار دائم چرخه بهبود بهره وری بدون عاطفی کردن آن در سازمان موقتی و مقطعی خواهد بود، اساسا ارتباط عاطفی با بهره وری به این دلیل است که به حسن  نیت منتهی می شود و این موضوع باعث خواهد شد که کارکنان بهترین تلاش خود را به کار ببندند و از جان مایه بگذارند.

د) مرحله ساختارسازی: در این مرحله بایستی کانال های حرکت فردی و جمعی در سازمان تعریف شوند و اینکه کارکنان چگونگی میزان بهره وری را بالا ببرند، نیاز به بسترسازی دارد بنابراین در این مرحله بایستی مسیر فعالیت های افراد سازمان مشخص و تعریف شده باشد.

ه)مرحله عمل: بهره وری،عمل به فرهنگ های ایجاد شده مطلوب سازمانی است. در این مرحله عمل کارکنان سازمان در همه سطوح و متناسب با ماموریت خود بایستی دست به کار شوند و در جهت بهبود بهره وری دست به فعالیت های فکری و جسمی بزنند.

و) مرحله بازنگری:  آنچه به چرخه مدیریت بهبود بهره وری مشروعیت میدهد بازنگری است، بازنگری مجموعه فعالیت های انجام شده در سازمان در فرآیند چرخه بهبود بهره وری بهبود مستمر بهره وری را تضمین خواهد کرد.

4-  استقرار نظام تحقیقات بهره وری:

بهبود بهره وری بدون تحقیقات اصلا معنی ندارد. برای استقرار چرخه بهبود بهره وری لازم است ذهنیت و مؤلفه های درگیر بهره وری دائما مورد تحقیق علمی قرار گرفته و راهکارهای علمی به کار گرفته شود. با استقرار نظام تحقیقات بهره وری اهداف زیر تحقق می یابد:

–    محصولات جدیدی برای واحدهای تولیدی طراحی می شود

–    کیفیت تولیدات ارتقا می یابد

–    هزینه های تولید با نوآوری به شدت کاهش می یابد   

–    مصرف انرژی بهینه می شود

–    ضایعات تولیدی کاهش می یابد

نتیجه گیری:

 استقرار چرخه مدیریت بهره وری نیازمند عزم جدی بوده و در این راستا بایستی سازوکارهای عملیاتی طراحی کرد و آنها را به کار گرفت. قبل از طراحی سازوکارها، آسیب شناسی وضعیت بهره وری سازمان ها، موجب می شود که سازو کارهای عملیاتی متناسب با شرایط سازمان ها طراحی گردد و برای بهبود بهره وری در اندیشه، نهادینه کردن صرفه جویی، طراحی ساختارهای بهره ور، توسعه منابع انسانی، طراحی نظام تحقیقات بهره وری و استقرار مدیریت عملکرد کمک گرفت. در راستای اهداف برنامه های توسعه فرهنگی، اجتماعی و اقتصادی مبنی بر تدوین و اجرای برنامه های خاص تربیت مدیران و برنامه ریزان کارآمد، ارتقای سطح علمی و افزایش کارایی مدیران ارشد و تلفیق هرچه بیشتر تجارب عملی و آموزش های علمی مجموعه دانش نصر پویا با بهره مندی از اساتید مجرب اقدام به ارائه خدمات مربوط به استقرار چرخه بهره وری براساس نیاز ویژه سازمان های دولتی و غیر دولتی می نماید.

مجموعه دانش نصر پویا با کادری حاذق و مجرب  درحوزه های سیستم های مدیریت کیفیت و سایر استانداردهای دیگر درجهت رفاه حال علاقمندان خدمات مشاوره ای درخصوص طراحی، مستندسازی ، پیاده سازی ، اجرا، نگهداری و بهبود انواع سیستم های مدیریتی را به متقاضیان گرانقدر ارائه می نماید. جهت برقراری ارتباط با کارشناسان ما اینجا کلیک نمایید.

زنبیل خرید