یکی از مواردی که همه سازمان ها و حتی انسان ها به آن توجه دارند، موضوع بهره وری است، اینکه سازمانشان و یا اصلاً خودشان بهره وری بالایی داشته باشند.
اگر در تعریفی ساده بخواهیم بهره وری را در سازمانی توضیح دهیم، یعنی میزان خروجی و سود سازمان نسبت به هزینه ها.
یعنی اگر سازمانی بتواند با ثابت نگهداشتن کیفیت، از میزان هزینه های سازمانی خود کم کند، می تواند بگوید بهره وری ایجاد کرده است. اما تعریف کامل بهره وری و عوامل کلیدی آن دربردارنده دو مقوله اثربخشی و کارایی است.
اینجا تعریفی از کارایی و اثربخشی را خواهیم داشت:
میزانی كه فعالیت های برنامه ریزی شده تحقق یافته و نتایج برنامه ریزی شده بدست آمده است.
منظور از عبارت بالا این است که هرگاه شاخص هایی مرتبط با برنامه ریزی و با محوریت زمان داشته باشیم، از اثربخشی صحبت کرده ایم.
شاخص هایی مانند: مدت زمان تولید، تحویل به موقع ، برنامه ریزی، مدت زمان رسیدگی به شکایات مشتری و ….
رابطه میان نتایج بدست آمده با منابع استفاده شده.
منظور از عبارت بالا این است که هرگاه شاخص هایی مرتبط با کار و منابع تعریف کردیم، یا هرگاه صحبت از پول به میان آمد، از کارایی صحبت کرده ایم.
بعنوان مثال: اتمام پروژه با بودجه مصوب، استفاده از حداقل نیروی انسانی، هزینه های تعمیرات و نگهداری و ….
حال سازمانی را می توانیم بهره وری بنامیم که بتواند هر دو پارامتر اثربخشی و کارایی را داشته باشد.
سازمان های پیشرو همواره توجه ویژه ای به هر دو شاخص اثربخشی و کارایی دارند و سعی می کنند در سازمان هر دو شاخص اندازه گیری شود.
زمانی می توانیم بگوییم بهره وری سازمانی در حد مطلوبی است که هر دو شاخص اثربخشی و کارایی در حد مطلوب باشد.
همانطور که در تعاریف عامیانه گفتیم زمانی کاری صحیح است که هم درست تعریف شود و هم درست انجام شود. شاید شما هم شنیده باشید که فردی که بصورت حرفه ای دزدی می کند کارایی بالایی دارد چرا که کارش را بدرستی انجام می دهد اما چون کار را بدرستی تعریف نکرده است اثربخشی مناسبی ندارد.
یکی از ابزارها و استانداردهایی که می تواند در بهره وری سازمانی بسیار مفید و موثر باشد، اجرای الزامات سیستم های مدیریت کیفیت می باشد که می تواند در صورت اجرای صحیح به بهره وری سازمان و بهبود روند کارهای سازمان اثر بگذارد .