استقرار سیستم مدیریت پروژه به ویژه در شرکتهای پروژه محور به معنی تدوین استانداردها و دستورالعملها و فرایندهایی است که باعث ارتقا سطح مدیریت پروژه های یک سازمان پروژه محور می شود. نکته مهم در راه استقرار سیستمهای مدیریت پروژه خصوصا در شرکتهای ایرانی این است که اصول و تکنیکهای علمی مربوطه باید با مهارت و تجربه بالا شخصی سازی شده و فرایند استقرار بهمراه آموزش و تعامل کامل با کلیه پرسنل سازمان صورت گیرد. گروه مشاوران دانش نصر پویا با تجربه ای طولانی در زمینه استقرار و آموزش این سیستم ها خصوصا بر مبنای استاندارد PMBOK در سازمان های دولتی و خصوصی متعدد آماده ارایه خدمات به شما مدیران و کارآفرینان عزیز می باشد.
فرایند کلی ارایه خدمات مربوطه به شرح زیر است:
- عارضه یابی اولیه سازمان بر مبنای مدلهای تعالی و بلوغ پروژه ای
- تدوین فرایند و کارراهه کلی استقرار سیستم با اخذ تایید مدیران سازمان
- تدوین آیین نامه ها و دستورالعملهای مربوطه
- شروع آموزش بر مبنای حوزه های ۱۰ گانه مدیریت پروژه
- پیاده سازی و نظارت و کنترل و ارزیابی سیستم.
در زیر با برخی از مفاهیم پایه مدیریت پروژه بهمراه رویکرد مدیرسان در راستای استقرار سیستمهای مربوطه آشنا می شوید:
در این بخش اصول و مبانی وفرایندهای مدیریت پروژه ارائه میگردد. توجه شود که این مطالب بیشتر بر اساس استاندارد PMBOK به دلیل فراگیر بودن آن تهیه شده است.
مدیریت پورتفولیو:
پورتفولیو به مجموعهای(یک سبد) از پروژهها گفته میشود. مدیریت مجموعه ای از پروژهها یا طرح ها بصورت یکپارچه به نحوی که بهینه ترین استفاده از منابع سازمانی در راستای دستیابی به اهداف استراتژیک سازمانی صورت گیرد.
مدیریت طرح:
به چند پروژه که از نظر اهداف یا خروجی نهایی یکسان هستند. یعنی هر کدام از آن پروژهها بصورت جداگانه خروجی یا محصول کاملی را ارائه نخواهند کرد. مثلا دو پروژه احداث تونل انحرافی و ساخت تاج سد در یک طرح احداث سد را در نظر بگیرید.
این مفاهیم در بخش تاریخچه و مفاهیم توصیف شده اند. در این قسمت تنها ارتباط و جایگاه آنها را منطبق بر شکل زیر مشاهده مینمایید.
فاز های پروژه:
بخشهای مختلف یک پروژه که تحویل شدنیهای مشخصی را ارائه میکند. مثلا یک پروژه ممکن است دارای فازهای طراحی اولیه، طراحی مفهومی و اجرا باشد. و یا می توان از فازهای شکلگیری، برنامهریزی، اجرا و کنترل و اختتام نام برد. کلا مفهوم فازهای پروژه برای تقسیمبندی بهتر و قابل کنترلتر پروژه مطرح شده است.
دفتر مدیریت پروژه
(Project management office)(PMO):
یک واحد، بخش سازمانی است که برای ایجاد نگاه یکپارچه به کل سیستم مدیریت پروژه بسته به سطح بلوغ سازمانی مدیریت پروژهای سازمان، در سطوح مختلف ساختار سازمانی قرار میگیرد. مسئولیتهای یک دفتر مدیریت پروژه می تواند دامنه ای شامل پشتیبانی مدیریت پروژه تا مسئولیت واقعی مدیریت مستقیم یک پروژه را در بر گیرد.
دفتر مدیریت پروژه، مسئول هماهنگ نمودن برنامه ريزي ها, اولويت بندي ها و اجراي پروژه ها با اهداف تجاري سازمان مي باشد.
وظایف اصلی PMO شامل:
تدوین دستورالعملها، رویهها، استانداردها، آموزش مدیریت پروژه، توسعه متدولوژی مدیریت پروژه در کارکردهای پروژه محور، تحلیل منابع و سبد پروژهها، مدیریت ارتباط با مشتریان و تامین کنندگان، تعیین سازمان و ساختار پروژه ها و مدیریت اثربخش هزینه پروژه ها در کارکردهای سازمان محور می باشد.
فاکتورهای تاثیرگذار محیطی
(Enterprise Environmental Factors)(EEFs)
اشاره به شرایط محیطی دارد که بر همه جنبه های پروژه تاثیر میگذارد لذا در تدوین کلیه فرایندها و تعیین استراتژیهای مدیریتی پروژه مد نظر قرار گیرند.(یکی از ورودیهای کلیه فرایندها میباشد) از جمله :
- فرهنگ سازمانی
- توزیع جغرافیایی منابع و تسهیلات
- شرایط و استانداردهای صنعت
- زیرساختهای شرکت
- سرمایههای انسانی موجود
- سیستم تفویض اختیار شرکت
- شرایط بازار
- ملاحظات سیاسی
- بانکهای اطلاعاتی
- سیستم اطلاعاتی مدیریت پروژه
سرمایههای فرایندی سازمان (Organizational Process Assets (OPAs)
شامل کلیه فرایندها، رویهها، برنامهها و ساختار دانشی است که در سازمان جاری است. این مورد نیز یکی از ورودیهای کلیه فرایندهای سازمانی است. برخی از این موارد شامل:
- فرایندها و رویهها
- استانداردهای سازمان
- سیستمهایکنترلی
- بانکهای اطلاعاتی دانشی
- درسهای آموخته(مستندات دانشی از سایر پروژهها(
- فرمتها(فرم و دستورالعمل و …)
مهارت هاي مورد نیاز مدير پروژه:
- بكارگيري يك مدير پروژه توانا، اهميت زيادي در ميزان موفقيت پروژه دارد. نيازهاي پروژه ما را ملزم مي سازد تا مهارتها و شايستگي هاي مدير پروژه را متناسب با ميزان پيچيدگي هاي پروژه تعيين كنيم. با اين اوصاف، مجموعه مهارت هاي ذيل تاثير زيادي را در به خدمت گرفتن مدير پروژه دارند.
- مهارت هاي فردي: كل نگر، تفكر سيستمي، انعطاف پذيري، آشنايي فرهنگي
- مهارت هاي مديريت پروژه اي: برنامه ريزي، سازماندهي، كنترل و پايش.
- مهارت هاي اجتماعي: رهبري، روابط عمومي، ايجاد انگيزش و ايجاد تيم.
- مهارت هاي فني: توانايي هاي مهندسي و علمي، توانايي در علم رياضيات، تجربيات خاص پروژه.
- مهارت هاي مديريتي و تجاري: بصيرت سازماني، مديريت تجاري عمومي و اصول برنامه ريزي، بودجه بندي و مالي.
فرایندها و حوزههای مدیریت پروژه بر اساس استاندارد PMBOK
جدول ماتریسی زیر جایگاه کلیه فرایندها و حوزه های دانشی مدیریت پروژه بر اساس استاندارد PMBOK را نشان میدهد. معمولا در ابتدا درک چگونگی کارکرد این فرایندها و ارتباط آنها با هم کمی سخت است. ، از نظر زمانی ابتدا فرایندهایی که در زیر دسته آغازین قرار میگیرند (به مانند تهیه منشور پروژه) شروع میگردند. سپس فرایندهای برنامهریزی و فرایندهای اجرایی و کنترلی همزمان اتفاق میافتند. در پایان هم فرایندهای اختتام.
اما در فرایندهای برنامهریزی، ترتیب تهیه برنامههای مختلف در حوزههای دانشی مختلف تقریبا از بالا به پایین و پشت سر هم است. اما از آنجاییکه حتی برنامهریزیهای مختلف هم در طول پروژه دائما باید به روز شده و احتمالا تغییر کنند، نمیتوان همواره این توالی را در نظر گرفت.
این مطالب بدین دلیل مطرح شد که اساسا ذهن ما علاقه مند است که بداند بترتیب و پشت سر هم چه کارهایی را باید انجام دهد. اما
کلا یک مساله مهم را در نظر داشته باشید که استاندارد PMBOK متدولوژی محور نیست. یعنی متدولوژی دقیقی ارائه نمیدهد. یعنی میگوید توالی انجام کارها را حسب نیاز پروژه خودتان انجام دهید و تمرکز اصلی آن بر روی رعایت کردن یکسری اصول و قواعد و فرایندهای مختلف است. اما استاندارد PRINCE2 متدولوژی ارائه میدهد. بهمین دلیل در برخی موارد توصیه می گردد که این دو استاندارد را با هم استفاده نمایید.
پنج فرآیند اصلی مدیریت پروژه
1- آنچه باید انجام دهد به طور دقیق درک کند(آغاز)
2- در مورد نحوه انجام آن به طور دقیق تصمیم بگیرد(برنامه ریزی)
3- آن را انجام دهد(اجرا)
4- مطمئن شود که دقیقا انجام شده است(کنترل)
5- تایید نهایی آن را بگیرد.(اختتام)
مرحله آغاز، فرايند تاييد يك پروژه جديد و تصويب پيشبرد آن است.
بهتر است آغاز يك پروژه، هر چند به طور خلاصه، مكتوب و ثبت شود
- تهيه مستندات مفهومي اوليه پروژه و منشور پروژه
- تعيين معيارهاي موفقيت پروژه
- تعيين و ثبت محدوديت هاي پروژه
- تعيين و ثبت فرضيات پروژه
- انجام آناليز هزينه- سود
منشور پروژه
يك سند واضح ومشخص است كه براي آغاز و ابلاغ رسمي پروژه مورد استفاده قرار مي گيرد. منشور پروژه اولین اقدام در مرحله آغازین پروژه است و فلسفه اصلی آن این است که همه بدانند چه پروژهای با په مشخصاتی در سازمان شروع شده است. فلسفه اصلی آن هم ایجاد هماهنگی و همکلامی کل سازمان در اجرای پروژه مذکور است.
اهم موارد مندرج در منشور از دیدگاه PMBOK:
- اهداف پروژه
- اهداف جزیی قابل اندازهگیری پروژه و معیارهای پذیرش آنها
- نیازمندیهای سطح بالا
- مفروضات و محدودیتها
- توصیف کلان(سطح بالا) پروژه و حدود آن
- ریسکهای سطح بالا
- خلاصه مایلستونهای زمانبندی
- خلاصه و سرفصلهای بودجه
- لیست ذینفعان اصلی
- نیازمندیهای توجیه و تایید پروژه(شرایط موفقیت پروژه، چه کسی تصمیم میگیرد که پروژه موفق بوده است، امضاهای مجاز در پروژه متعلق به چه کسانی است)
- تعیین و تخصیص مدیر پروژه بهمراه مسئولیت ها و سطوح اختیارات وی
- نام و اختیارات حامی پروژه( فردی که در سازمان مدیر پروژه را تعیین و حمایت میکند)
نمونه سرفصلهای یک منشور کامل:
1- هدف پروژه(Project Goal):
2- اهداف قابل سنجش و معیارهای موفقیت پروژه(Project objectives):
- زمانی:
- هزینهای:
- محدودهای:
- کیفی:
3- دلایل انتخاب پروژه(Selection Criteria) (اهداف استراتژیک سازمان از انتخاب این پروژه):
4- الزامات سطح بالای پروژه(Product Requirements and Acceptance Criteria):
الف- الزامات ناشی از عوامل محیطی سازمانی:
ب- الزمات ناشی از قرارداد و اسناد و مدارک اولیه:
5- الزامات تصویب پروژه (چه چیزی موفقیت پروژه را تشکیل میدهد، چه کسی تصمیم میگیرد که پروژه موفق است و چه کسی پروژه را تصویب میکند):
6- توصیف سطح بالای پروژه( شرح مختصر پروژه)(Project Description):
7- ریسکهای سطح بالای پروژه(High Risks):
8- زمانبندی خلاصه مایلستونها(Summary Milestones):
9- بودجه خلاصه( Budget Summary):
10- انتصاب مدیر پروژه، مسئولیتها و اختیارات وی(Project Manager Authority Level):
توصیف بیانیه کاری(شرح کار) پروژه(SOW)(Project Statement of work):
یک توصیف روایی از محصولُ خدمات یا نتیجه پروژه است.
برای پروژههای داخلی سازمان: پشتیبان یا آغازکننده پروژه SOW را تهیه میکند که در آن نیاز کسب و کاری و توصیف محصول یا خدمات و چگونگی هماهنگی با برنامه استراتژیک مربوطه مندرج خواهد بود.
برای پروژههای بیرونی سازمان: SOW از قرارداد یا RFP یا RFI یا RFB که توسط مشتری(کارفرما) ارایه شده استخراج میشود و در آن نیاز کسب و کاری و توصیف محصول یا خدمات و چگونگی هماهنگی با برنامه استراتژیک مربوطه مندرج خواهد بود.
توصیف طرح کسب و کار(Business case):
ترکیبی از نیاز کسب و کاری و آنالیز توجیه اقتصادی پروژه است. بیشتر ابزار تصمیم گیری مدیران سطح بالای سازمان است. اینکه اساسا پروژه توجیه اقتصادی سرمایه صرف شده را دارد یا خیر.
اسناد مناقصه ممکن است همان طرح کسب و کار باشد.
توصیف قضاوت خبرگی:
استفاده از نظرات افراد باتجربه و خبره سازمان و یا افراد بیرونی سازمان. خبرگان میتوانند شامل: واحدهای دیگر سازمان، مشاورین، ذینفعان(مشتریان یا حامیان پروژه)، انجمنهای حرفهای، گروههای صنعتی، SME ها یا دفتر مدیریت پروژه(PMO ) باشند.
توصیف تکنیکهای تسهیلسازی(Facilitation techniques):
تکنیکهایی مثل طوفان فکری، حل مساله، جلسات مدیریتی و تجزیه و تحلیل تعارضات.
حوزه مدیریت ذینفعان(شناخت ذینفعان)
شامل افراد یا گروهها یا سازمانهایی هستند که تاثیرگذار یا تاثیر پذیر به/از تصمیمات یا فعالیت یا خروجیهای پروژه باشند. برخی از آنها شامل مشتریان پروژه و مجریان پروژه و سازمانهای عمومی که به نحوی تاثیرپذیر از خروجی های پروژه هستندُ میباشد.
برای موفقیت پروژه بسیار ضروری است که در ابتدای پروژه یا فاز کلیه ذینفعان شناسایی شده و سطح علاقه مندی آنها بهمراه انتظارات شخصیشان و همچنین میزان قدرت و تاثیرگذاریشان مشخص شود. البته این بررسی در طول پروژه داپما باید به روز شود.
این اطلاعات در مرحله بعدی مدیریت ذینفعان یعنی برنامه ریزی ذینفعان برای برنامه ریزی چگونگی ارایه اطلاعات و برقراری روابط با ذینفعان( تا مشکلی برای پروژه پیش نیاورده بلکه حمایت بیشتری داشته باشند) مورد استفاده قرار خواهد گرفت.
با در نظر گرفتن اطلاعات مندرج در منشور پروژه، اطلاعات تامینکنندگان مندرج در قراردادهای با تامین کنندگان(مستندات تدارکات)، اطلاعات ذینفعان قابل استخراج از فاکتورهای تاثیرگذار محیطی که بر روی فرایند مدیریت ذینفعان تاثیر گذار خواهند بود( فرهنگ و ساختار سازمانی استانداردهای صنعت و همچنین داراییهای فرایندی سازمانی فرمتهای ثبت اطلاعات ذینفعان، درسهای آموخته از پروژه های دیگر و با استفاده از تکنیکهای آنالیز ذینفعان، بحث و تبادل نظر در جلسات و نیز جمع آوری نظرات خبرگان سازمان به لیست کاملی از کلیه ذینفعان پروژه بهمراه اطلاعات کامل آنها،ارزیابی اطلاعات آنها(نیازمندیهای اصلی هر کدام، انتظارات اصلی هر کدام،میزان تاثیر بر پروژه هر کدام، …) و نیر طبقهبندی ذینفعان دست خواهیم یافت.
توسعه برنامه مدیریت پروژه
یعنی مستند سازي اقدامات ضروري براي توصيف ،آماده سازي،يكپارچه سازي و هماهنگي در تمامي برنامه هاي وابسته درون برنامه مديريت.
برنامه مدیریت پروژه که به PMP معروف است (Project Management Plan) بدین معنی است که باید برای هر پروژه خاص عمق و چگونگی استفاده از فرایندها و اصول استاندارد، متناسب با شرایط و میزان اهمیت بخشهای مختلف پروژه بومیسازی(Customized) شود. مثلا ممکن است برای یک پروژه کوچک توجیه زمانی و اقتصادی نداشته باشد که کلیه فرایندها و چهارچوبهای مربوط به حوزههای ۱۰ گانه استاندارد PMBOK تهیه شود. از اینرو در برنامه مدیریت پروژه، تکلیف این موارد روشن میشود.
برخی از مهمترین مواردی که در PMP مشخص میشوند شامل:
- مسئول و عمق و چگونگی تهیه فرایندهای مختلف پروژه
- چهارچوب برنامه مدیریت نیازمندیها
- چهارچوب برنامه مدیریت تغییرات
- مسئول و زمان تهیه برنامه مدیریتی هر حوزه
- چهارچوب مدیریت پیکربندی پروژه
نکته مهم این است که PMP بسیار پویا بوده و با پیشرفت پروژه و افزایش یافتههایمان از پروژه بهروز میشود PMBOK از اصطلاح “تفصیل فزاینده” یا “Progressive elaboration” استفاده میکند. یعنی در یک پروژه به مرور زمان یافتههای بیشتر شده و متعاقبا جزییات بیشتری به برنامهریزیهای پروژهمان اضافه خواهیم کرد.
با در دست داشتن منشور پروژه و تقریبا کلیه فاکتورهای تاثیرگذار محیطی و سرمایه های فرایندی سازمانی از جمله استانداردها و رویه های اجرایی و … و همچنین بااستفاده از خروجی فرایندهای دیگر(برای بازنگری برنامه مدیریت پروژه در مراحل دیگر)
و با استفاده از قضاوت خبرگی و تکنیکهای تسهیل سازی( از جمله طوفان فکری و جلسات حل مساله و مدیریت تعارض و …)
به برنامه مدیریت پروژه (PMP) دست پیدا خواهیم کرد.
بخشی از نمونه برنامه مدیریت پروژه
به طور کلی برنامه مدیریت پروژه علاوه بر برنامهریزی برای برنامههای مدیریت ۱۰ حوزه مدیریت پروژه شامل موارد زیر نیز میباشد یعنی علاوه بر برنامهریزی برای تهیه موارد زیر هرکدام از آنها پس از تهیه به عنوان یک سند در PMP قرار میگیرند. بهمین دلیل PMP ورودی اکثر فرایندها بوده و بهروزرسانی آن نیز خروجی اکثر فرایندها است.
با استفاده از تجارب فراوان و خدمات متنوع شرکت دانش نصر پویا به عنوان یکی از شرکتهای فعال در ارائه خدمات مشاوره مدیریت پروژه، نظام مدیریت پروژه سازمان خود را بهبود بخشید. جهت برقراری ارتباط با کارشناسان ما اینجا کلیک نمایید.